1° Pourquoi ai-je choisi ce sujet ?
1.1 Mon contexte professionnel
Indépendant solitaire, c’est-à-dire n’ayant pas d’équipe autour de moi, je fais appel à des personnes externes auxquelles je confie des missions très précises, avec un très haut degré d’exigence.
Je le fais notamment pour la création de tous mes supports didactiques, tels que flashcards, ebooks, création du site internet, etc, mais également pour la gestion de certains réseaux sociaux.
Je n’ai pas encore eu l’occasion de rencontrer les personnes qui s’en occupent. Elles travaillent en mode « nomade digital » et certaines voyagent toute l’année d’un coin à l’autre du monde.
Cela n’a que peu d’importance car ce que je recherche, ce sont des compétences, des savoirs faire particuliers qui donnent une véritable valeur ajoutée à tous mes travaux.
C’est un réel bonheur que de collaborer sous cette forme : il s’agit d’une interaction puissante au sein de laquelle chacun apprend à connaître les besoins, les fonctionnements, le style, les attentes de l’autre.
Il s’agit de se « mettre à la place de » de façon à créer une forme de mimétisme productif, tout en ajoutant sa griffe personnelle. Laquelle donne recul et prise de hauteur, provoquant ainsi le « petit plus » que je n’aurais pu donner moi-même.
Lors de toute demande, le premier résultat est déjà optimal. En effet, à force de se connaître, ces personnes anticipent mes souhaits et font comme si « c’était pour elles ». Quelques ajustements et tout est parfait !
Gain de temps, baisse de charge mentale, liberté, efficacité, rapidité, autant d’avantages dont je ne peux plus me passer.
Pour moi, la délégation, c’est le pied !
1.2 Le contexte de mes clients
Mes activités m’amènent à rencontrer quotidiennement des chef(fe)s d’entreprise, managers ou indépendant(e)s.
Lors de mon premier entretien, appelé « action et clarification », un constat s’impose immédiatement : tous ont en commun ce besoin de retrouver du temps et de la liberté pour eux-mêmes !
J’ai en face de moi des clients ambitieux, motivés et créatifs mais dont la charge mentale est devenue très lourde. Tous, travailleurs acharnés, exigeants, perfectionnistes, ils sont capables de faire énormément de choses eux-mêmes. Et c’est ce qu’ils font. Pourquoi ? Pour être certains que cela soit comme ils le veulent, avec leur degré de finition et leur vitesse d’exécution.
Ils ont du mal à comprendre pourquoi certains membres de leur équipe ne procèdent pas de la même manière, pourquoi ils tardent temps à arriver au même résultat… Et j’en passe !
En définitive, sous prétexte « qu’on n’est jamais si bien servi que par soi-même », ils consomment une énergie incroyable à faire ou à refaire des tâches que pourtant, d’autres auraient parfaitement pu réaliser. Ceci, tant au sein de leur service interne qu’en externalisation.
Et ils en deviennent malheureux, eux, comme leurs employés !
Cela a des répercussions sur l’ambiance de travail général, les délais, la motivation, l’implication.
Lorsque je leur parle de « délégation », soit ce mot résonne de façon barbare, soit je m’entends dire : « ce n’est pas possible, je n’ai pas confiance ».
Et surtout, ils ne savent pas comment faire ! Car la délégation, cela s’append. Aucune place à l’improvisation. D’autant que pour toutes ces personnes, le burn out guette…
J’ai donc décidé aujourd’hui de vous donner les clés d’une délégation efficace ! Alors, vous êtes prêt(e)s à retrouver du temps pour vous ?
2° Qui suis-je ?
Coach Business, formateur et conférencier, j’accompagne les chefs d’entreprise et indépendants à retrouver du temps et de la liberté, tout en rendant leurs employés heureux.
Pour cela, j’ai créé un modèle d’accompagnement que j’ai appelé « Eco Agile », basé en grande partie sur l’émergence de l’intelligence collaborative.
J’ai développé toute une stratégie d’optimalisation des process de gestion du temps, réunions, recrutement, etc, mais également de travail en équipe, valorisation des savoir-faire, productivité, ergonomie ou environnement.
Et bien entendu, au cœur de ces process, j’initie des nouveaux modes de fonctionnement efficace, dont la mise en place de plusieurs formes de délégation.
3° Que veut dire exactement « déléguer » et pour quoi faire ?
3.1 Étymologie:
Le mot « déléguer » vient du verbe latin « delegare ». De : de et legare : envoyer
Selon le Larousse*, cela signifie :
- envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie.
- confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre
* https://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/d%C3%A9l%C3%A9guer/23065
Autrement formulé, cela veut dire impliquer des personnes autres que soi dans une mission avec un but déterminé, en leur confiant de manière passagère ou non ses propres pouvoirs.
Et ça, c’est une fameuse responsabilité à prendre. C’est ici que l’expression « agir à la place de » prend tout son sens.
Il est important de comprendre que « déléguer » n’est pas inné ! Cela s’apprend et fait partie d’une posture indispensable à un leadership agile. Celle-ci se travaille, s’expérimente, évolue avec le temps. Tout leader en 2020 se doit d’en acquérir les principales caractéristiques.
3.2 Quels sont les avantages ?
- Gestion optimale du temps: il y a 24h dans une journée. Mes clients ont un agenda rempli de réunions ou de rendez-vous en tous genres (bien souvent inutiles ; j’en parlerai dans un prochain article) et cumulent les retards. Ils imaginent que des journées plus longues en seraient le remède… Déléguer permet de libérer du temps, afin de répondre aux impératifs de la journée, mais également aux imprévus (environ 30% dans une journée). Gagner du temps, c’est aussi pouvoir l’utiliser à prendre soin de soi. Ce qu’on appelle le E de Ecologique : si c’est bon pour moi, c’est bon pour les autres, c’est bon pour le monde.
- Gestion efficace des priorités : déléguer permet de garder son focus attentionnel sur les choses importantes qu’on ne peut faire que soi-même. Il s’agit de pouvoir préserver sa zone d’expertise et rester hautement performant dans celle-ci. Cette zone est généralement dédiée à la mise en place de plans stratégiques (vision-missions-finances-objectifs d’équipes…). Par ailleurs, le délégant améliore son leadership grâce à une meilleure gestion et exploitation des connaissances et compétences des membres de son équipe.
- Libération de la charge mentale : le disque dur de notre PC a été conçu à l’image de notre cerveau. Quand il est saturé, il faut libérer de l’espace ou le défragmenter. Déléguer, c’est défragmenter les tâches qui ne nécessitent pas votre intervention à des personnes qui le font très bien, car elles en ont les compétences nécessaires. Vous libérez votre cerveau de choses « superflues », en lui permettant de mieux s’oxygéner et de garder l’énergie indispensable à la réalisation de projets à haute valeur ajoutée.
- Responsabilisation des membres de son équipe : impliquer les membres de son équipe dans des tâches pour lesquelles ils manifestent d’indéniables savoir-faire permet de les responsabiliser. Il s’agit à la fois d’un challenge qui les poussent à donner le meilleur d’eux-mêmes mais également l’octroi de signes de reconnaissance positifs. Se sentir «responsable de» a des impacts mesurables sur les résultats obtenus et le « mindset » des équipes.
- Motivation accrue : toute personne à qui l’on confie des responsabilités se sent valorisée, reconnue. C’est une manière de lui dire : « j’ai confiance en toi » et « j’ai de l’estime pour toi ». Cela déclenche un processus vertueux, permettant à celle-ci de monter en compétences, tant à titre individuel qu’au niveau des relations interpersonnelles. Implication et motivation assurées sur le long terme.
3.3 Que peut-on déléguer ?
Dans une première phase, toutes les tâches quotidiennes pour lesquelles le délégataire a suffisamment de connaissances et de savoir-faire pour le faire aussi bien que soi. On peut citer notamment: mise en page de documents, tri des emails et réponses éventuelles, création de rapports et de synthèses, création de présentations, organisation et classement structuré des informations, recherches documentaires, de primes ou d’aides…
Ce qui est important, c’est que la personne à laquelle on délègue se sente à la hauteur, qu’elle puisse en tirer de nouvelles compétences et en retire satisfaction et épanouissement. Par la même occasion, le délégant doit se sentir serein et libéré d’une partie de sa charge de travail, en récupérant du temps pour lui ou pour des tâches plus essentielles.
Dans une deuxième phase, avec de l’expérience, le délégant pourra confier des missions plus pointues avec des responsabilités élargies : tri des candidatures au recrutement, gestion de réunions non décisionnelles, mise sur pied d’événements… On évitera toutefois les tâches qui nécessitent un haut degré d’expertise (effectivement, l’expertise n’est pas délégable) ou à notions stratégiques. Ceci restant l’apanage du délégant. Il est primordial de comprendre que le délégant garde la responsabilité entière des missions qu’il confie.
4) Comment déléguer ? Les 6 règles d’or d’une délégation efficace
1° Trouver la bonne personne
Pour cela, se poser les bonnes questions : a-t-elle le profil et les compétences nécessaires ? Cela va-t-il la valoriser ? Va-t-elle apporter une plus value à la tâche et un autre angle de vue que le mien ? Est-ce que ce sera bénéfique pour les relations avec les membres de l’équipe ? Que vais-je y gagner moi-même ? Quel intérêt puis-je y trouver…
2° Exprimer ses attentes et le résultat attendu
Verbaliser de manière concrète et limpide ce qui est attendu au terme de la délégation. Ce que vous souhaitez voir de manière mesurable, confirmant la réussite de la mission. Veillez à vous assurer que la personne a bien compris et reformuler au besoin.
3° Fixer un cadre et une échéance
Afin de donner toutes les chances de réussite à la délégation, il faut d’abord fixer un cadre clair et veiller à donner les moyens nécessaires. On peut se servir pour cela de deux techniques puissantes:
- Le questionnement CQQCOQP : qui fait quoi, dans quelles circonstances, avec quels moyens, quand et jusqu’à quand, où cela se fait-il… Préciser clairement les ressources : moyens financiers, échéance, supports, interventions externes, personnel à disposition…
- L’objectif SMART: la mission doit être Spécifique, Mesurable, Attractive, Réalisable et Temporellement définie.
Au mieux la personne sera informée de ces éléments, au plus elle sera motivée à réussir la mission.
4° Faire confiance et ne pas agir en « inspecteur »
Vous êtes responsable de la personne que vous avez désignée. On considère donc que vous avez confiance en ses compétences et en sa capacité à mener à bien les tâches déléguées. Pour maintenir son implication et sa motivation, il faut laisser la personne et l’équipe libres et autonomes dans leur manière de faire. Même si vous auriez agi autrement. En aucun cas, il ne faut mettre semer le doute ou le discrédit sur l’accomplissement de la tâche.
5° Rester en contact et à l’écoute
Déléguer une tâche ne veut pas dire « se débarrasser de ». Vous êtes à responsabilités partagées et il est primordial de rester disponible en cas de besoin. Donner l’autonomie, oui, mais rester ouvert et disponible pour donner un conseil ou des pistes de réalisation au besoin. C’est une harmonie à trouver entre « laisser faire » et rester présent. Vous faites aussi partie de l’équipe.
6° Donner du feedback
Toute délégation doit faire l’objet d’une évaluation centrée sur la réalisation de la tâche mais également sur la posture du délégataire. Celui-ci doit savoir sur quoi l’évaluation porte, ainsi que les critères qui serviront à l’établir. Ce feedback est essentiel afin de faire émerger 3 choses : ce qui fonctionne, ce qui est améliorable, ce qui ne fonctionne pas. En aucun cas, il ne peut s’agir de jugement de valeurs ou de personnes. Il doit uniquement être basé sur des faits observables. C’est un acte hautement important dans la mesure où il met également en évidence la manière dont le délégant a lui-même procédé. C’est dès lors un véritable outil constructif pour chacun.
5) 5 premières astuces pour passer à l’action dès aujourd’hui
1° Faites un listing
Ecrivez sur une feuille de papier toutes les tâches que vous réalisez au quotidien. Soyez le plus large possible.
2° Faites un tri
Classez chaque tâche selon son degré d’importance et/ou de difficulté. Utilisez 3 couleurs et dessinez un point à côté de chaque tâche : vert pour « facile à gérer », orange pour « gestion soutenue » et rouge pour « gestion soutenue et délicate »
3° Posez – vous les bonnes questions
Considérez que chaque point rouge correspond à une tâche que vous devez obligatoirement réaliser vous-même. Pour les deux autres couleurs, interrogez-vous sur chaque tâche : que gagnerais-je à la déléguer ? Qu’est-ce que cela apporterait à la personne que je missionnerais ? Qu’apporterait-elle de plus que moi ? En quoi cela me soulagerait-il ? En quoi cela nous grandirait, tous en tant qu’équipe ? Etc…
4° Faites votre choix
Elisez les tâches dont vous pensez qu’elles sont délégables, totalement ou en partie. Imaginez la ou les personnes auxquelles vous pouvez les confier. Etablissez leur profil de compétence pour vous en assurer. Prenez votre décision.
5° Définissez vos attentes et les résultats
Anticiper la démarche en notant de manière très précise ce que vous attendez de la mission, en termes d’exécution, de délais et de résultats, selon les deux méthodes CQQCOQP et SMART vues au point 4°3 du présent article.
Ces 5 astuces sont une étape très concrète vers une première délégation réussie. Vous en mesurerez très rapidement les effets de la libération mentale procurée, ainsi que le temps qui se dégagera pour vous.
La délégation est un acte de management assorti d’une posture de leadership participatif. Cela s’apprend et se construit, dans une notion d’intelligence collaborative et de bien-être pour tous.
Franchir le cap, c’est se donner l’opportunité de mieux vivre, de baisser sa charge mentale, de gagner ce précieux temps dont vous avez l’impression qu’il vous manque.
Être manager, c’est trouver des solutions qui assurent l’harmonie entre vie professionnelle, vie privée et loisirs.
La délégation fait partie de celles-ci, alors pourquoi s’en priver ?
6) Vous avez besoin d’aide ?
Si, malgré tous ces éléments, vous avez du mal à mettre en oeuvre les principes de la délégation ou si vous avez besoin de faire le point sur les modes de fonctionnement de votre équipe ou de vous-même, je vous invite à bénéficier gratuitement de ma séance « Action et Clarification ». Durant 1h, je me mets à votre service pour afin de faire un diagnostic clair et précis de votre entreprise.
Un simple clic sur ce lien : https://www.francois-chevigne.be/optin-seance-gratuite/ et vous pouvez prendre rdv avec moi !
Attention, je n’accorde qu’une séance par semaine à cette démarche. Alors, si vous êtes intéressé(e), c’est le moment de passer à l’action.
A très vite !
François
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